Synes du som leder at grensetting kan være utfordrende? Da er du ikke alene. Grensesetting innebærer nemlig en mellommenneskelig risiko mange ledere kan både frykte og kvie seg for å ta. Men unngår du det for mye, så oppstår en annen risiko; å frarøve deg et svært viktig verktøy for å lykkes som leder.
Et hovedområde i mitt virke som psykolog over flere år vært å tilby lederveiledning, også kalt lederstøtte. Et tema som særlig utpeker seg er lederes mellommenneskelige utfordringer med grensesetting – både oppad, sidelengs, og nedad i linje, og hvordan dette påvirker effektiviteten og trivselen i lederskapet.
Går det an å snakke om grensesetting i ledelse? Det er kanskje ikke et begrep som typisk blir brukt når man snakker om verktøy i lederskap. Vi snakker kanskje heller om viktigheten av tydelig kommunikasjon, og grensesetting blir kanskje noe vi indirekte utøver i fokuset på å være tydelige? Men i realitet blir ledere satt i situasjoner hvor grensesetting blir nødvendig å utøve direkte – selv om kommunikasjonen har vært tydelig. Det er ikke uten naturlig grunn at mange ledere opplever dette som både litt skummelt og utfordrende.
Grensesetting som et verktøy i ledelse vil handle om å anerkjenne at grenser ikke er barrierer, men snarere et rammeverk som muliggjør økt effektivitet – og at både ledere og personalgruppen kan trives bedre. I håp om å kunne være til nytte, skal jeg i dette innlegget gjennomgå fire aspekter ved betydningen av grensesetting i ledelse:
- Hva handler en leders ubehag for grensesetting om?
- Hva er konsekvensene av mangelfull grensesetting?
- Hva er fordelene med sunn og tydelig grensesetting?
- Hvordan kan du som leder bli tryggere og øve opp dine ferdigheter på grensesetting?
Målet med innlegget er å bistå deg som leder med følgende:
- Forstå hvorfor grensesetting kan være ubehagelig og utfordrende for deg som leder, og med det forstå deg selv bedre.
- Se på grensesetting som noe viktig og positivt for deg som leder og arbeidsstedet ditt.
- Gjøre deg mer nysgjerrig på potensialet som ligger i å øve opp ferdighetene dine på god grensesetting.
Håpet mitt er at du ser at nytten av sunn grensesetting kan veie tyngre enn ubehaget, at du kan se på grensesetting som en ferdighet som kan trenes opp, og at du får lyst til å øve på disse ferdighetene!
Utfordringer med grensesetting i ledelse
Utfordringene og ubehaget med grensesetting i ledelse er ikke noe annet enn det som gjelder for grensesetting i enhver mellommenneskelig situasjon. Grensesetting kan ses på som en relasjonell handling, noe vi gjør ovenfor en annen – og som kan få positiv, ingen, eller negativ konsekvens for relasjonen.
For mange kan grensesetting, privat eller profesjonell, bli ensbetydende med fare for konflikt og ødelagt relasjon. Blant annet kan vi bli urolige for hvordan den andre vil tåle/ikke tåle grensesettingen, og for hvordan vi fremstår ovenfor den andre.
Grensesetting innebærer aktivering av et sammensurium av følelser som frustrasjon, bekymring, samvittighet og skyld – og vi må navigere oss gjennom disse følelsene før vi går/ikke går til handling. Dette kan du lese enda mer om her:
De vanligste utfordringene med grensesetting i ledelse
Evne til etablering og opprettholdelse av grenser kan ses på som et viktig aspekt for å kunne lykkes med å lede på mange måter. Å sette grenser er således et nokså avgjørende – men komplekst aspekt av ledelse, og prosessen med å sette og opprettholde disse grensene kan være full av utfordringer.
Her følger de vanligste barrierene ledere står overfor når de må etablere grenser:
1: Frykten for å bli oppfattet som autoritær og dominerende
“Lederen min er maktgal, må ha siste ord og bestemme alt, og elsker å ha folk under seg”
En av de primære utfordringene for ledere med å sette grenser er frykten for at slike handlinger kan føre til at man blir oppfattet som for autoritær og dominerende. Ledere er ofte bekymret for at grensesetting vil skape en relasjonsbarriere mellom dem og deres personale, potensielt førende til forstyrret tillit og kommunikasjon. Videre at dette kan ende i dårlig arbeidsmiljø og mye baksnakking av leder.
Grensesetting kan for leder kan bli ensbetydende av å ikke være grei.
2: Frykten for å bli oppfattet som rigid og lite fleksibel
“Lederen min er en 100% regelrytter som elsker rutinebeskrivelser og retningslinjer”.
For ledere kan det å finne den rette balansen mellom å være fleksibel og opprettholde faste grenser kan være utfordrende. For mye rigiditet kan kvele kreativitet og tilpasningsevne, mens for mye fleksibilitet kan føre til mangel på struktur og klarhet. Det sistnevnte er mange ledere gjerne mindre redd for enn det førstnevnte.
3: Grensesetting forplikter til håndhevelse av konsekvenser
“Lederen min har sagt til meg tusen ganger at jeg må være presis på jobb, men gjør aldri noe med det uansett”.
Som leder håper man gjerne på at en grensesetting skal tas til følge, slik at man slipper å gå til håndhevelse av konsekvenser hvis ikke. Håndhevelse av grenser kan være både svært ubehagelig og utfordrende, spesielt i tilspissete situasjoner. Det er ofte ensbetydende med konflikt, kan skape mye uro i personalet, og krever mye ressurser og tid.
Dilemmaet er at inkonsistent håndhevelse kan føre til forvirring og en oppfatning av ulik behandling og urettferdighet.
4: Personlig dårlig samvittighet og skyldfølelse
“Alt jeg spurte lederen min var 2 dager ekstra fri i forbindelse med barnehagebytte for yngstesønnen min – og fikk nei!”.
Ledere kan ofte kjenne på dårlig samvittighet og følelser av skyld i situasjoner hvor de setter grenser, både i forkant og i etterkant grensesettingen. Disse følelsene fører ofte til tvil om grensesettingen er helt nødvendig eller om den kan vente (“ok, men bare denne gangen”). Det enkleste for å bli kvitt disse vanskelige følelsene er å innfri og si ja for å slippe ubehaget – noe mange lar seg friste til.
Når det skal gjøres unntak, så er det viktig å forankre dette i noe overordnet som også kan informeres om til andre.
Konsekvenser av å ikke sette grenser i ledelse
Selv om det er på det rene at grensesetting i ledelse byr på helt naturlige utfordringer som menneske, og at vi skal ha respekt disse utfordringene, så vil mangelfull grensesetting kunne få uheldige konsekvenser for både leder og arbeidsstedet.
Her er noen av disse uheldige konsekvensene som kan oppstå:
Svekket respekt og autoritet. Ledere som ikke setter grenser ofte eller konsekvent nok, opplever etter hvert at deres autoritet og respekt blir påvirket. Uten klare grenser kan enkelte medarbeidere føle seg oppmuntret til å utfordre beslutninger eller overse instruksjoner, noe som fører til et mer uoversiktlig, ustrukturert og ineffektivt arbeidsmiljø.
Redusert arbeidsmoral og produktivitet. Mangelfull grensesetting i ledelse kan også bidra til et miljø der linjene mellom profesjonelt og personlig liv blir utydelige. Det er forskjell på en profesjonell og privat relasjon, og effektivitet på arbeidsplassen er avhengig av en viss grad av profesjonalitet i arbeidsmiljøet.
Økt sannsynlighet for konflikter. Når rammer og forventninger ikke er klart definert, vil det kunne føre til økt usikkerhet, forvirring og frustrasjon i arbeidsmiljøet – og dermed øke sannsynligheten for konflikt, både mellom leder og ansatte, og mellom ansatte. Dette vil bli forstyrrende for arbeidsmiljøet og distrahere fra fokus på organisatoriske oppgaver og mål.
Vanskeligheter med å beholde de gode ressursene. Arbeidsplasser med mangelfull grensesetting fra leder strever ofte med å beholde de gode ressursene i personalgruppen. Ansatte som føler seg forvirret, overarbeidet, underverdsatt eller ubekvem i arbeidsmiljøet, er mer tilbøyelige til å søke arbeid andre steder hvor rammer og forventninger er tydeligere.
Økt risiko for stress og utmattelse. Ledere som ikke setter personlige grenser er mer utsatt for utbrenthet. Mangelen på evne til å si “nei” eller delegere på riktig måte kan føre til en overveldende arbeidsmengde. Dette påvirker ikke bare lederens helse og velvære, men også dennes evne til å ta gode beslutninger, noe som til slutt påvirker personalgruppen og organisasjonens prestasjoner.
Psykologisk utrygghet. Mangelen på klare grenser fører ofte til uklare roller og ansvar innenfor personalgruppen. Denne tvetydigheten kan føre til konflikter og et konkurransepreget miljø i stedet for samarbeidsmiljø. Når teammedlemmer ikke føler seg sikre i sine roller eller overbevist om at deres bidrag er verdsatt, lider teamdynamikken.
Fordeler med å sette grenser i ledelse
Grensesetting gir en ramme som hjelper ledere med å håndtere både sine og ansattes roller og ansvar mer effektivt.
Ved å sette og respektere grenser, kan ledere skape et positivt og produktivt arbeidsmiljø, gi økt psykologisk trygghet og trivsel, og fremme bedre teamdynamikk. Her er noen flere fordeler med grensesetting i ledelse:
Tydeliggjøring av forventninger. Grensesetting hjelper med å sette klare forventninger og skape forutsigbarhet for både lederen og personalgruppen. Når leder kommuniserer grenser, gis en ramme for hvordan både lederen og bedriften opererer. Klare grenser hjelper også ansatte med å forstå sine roller og ansvar bedre.
Naturlig respekt og autoritet. Ledere som etablerer og respekterer grenser blir ofte sett på som mer troverdige og forutsigbare. Grenser hjelper med å hevde en leders posisjon uten å være autoritær.
Forebygging av utmattelse. Lederroller kan være krevende og ofte føre til utbrenthet. Grensesetting i tid og kapasitet forhindrer ledere fra å ta på seg for mye, noe som gjør at lederen kan fokusere på sine hovedansvarsområder og fungere på sitt beste.
Forbedret teamdynamikk. Når ledere setter grenser, oppmuntrer det en kultur av gjensidig ansvarlighet. Det fremmer et sunt arbeidsmiljø der teammedlemmer føler seg verdsatt og myndiggjort.
Forbedret beslutningstaking. Grenser hjelper ledere å holde fokus på sine ansvarsområder, mål og prioriteringer, noe som fører til mer effektiv beslutningstaking og gjennomføringsevne.
Hvordan jobbe med utfordringene
Grensesetting i ledelse krever et bevisst fokus på grenser og en delikat balanse i kommunikasjon. Den første nøkkelen ligger i å anerkjenne at grenser ikke er barrierer, men snarere et viktig verktøy og rammeverk i et lederskap – altså at det er noe ledere må til en viss grad kunne utøve på en god måte.
Den andre nøkkelen ligger i å se på grensesetting som en ferdighet – noe vi må faktisk kan øve på og få til på en god måte! Jo bedre mestringsopplevelse vi opparbeider oss i grensesetting, jo mindre skummelt og ubehagelig blir det. Mestringsopplevelsen får vi fra erfaringer med at grensesetting fører til noe godt, både for leder og medarbeidere.
Her følger noen konkrete tips og råd knyttet til de typiske utfordringene med grensesetting i ledelse og hva du kan øve deg på:
1. Frykten for å fremstå autoritær og dominerende. Ledere kan takle dette ved å huske på å kommunisere begrunnelsen bak grensene. Når ansatte forstår at grenser er satt for det kollektive gode og ikke som en maktdemonstrasjon, er de mer sannsynlig å respektere dem.
Øvelse: Øv på å flette inn begrunnelsen bak grensesettingen slik at den blir best mulig forståelig for mottakeren.
2. Frykten for å fremstå rigid. Nøkkelen er å etablere kjerneområder som er ufravikelige, samtidig som man er åpen for fleksibilitet i mindre kritiske områder. Tilnærmingen demonstrerer en vilje til å tilpasse seg uten å kompromittere på nøkkelprinsipper.
Øvelse: Gjør en øvelse hvor du noterer ned hva dine kjerneområder for ledelse og ansvar er. Ranger de gjerne fra topp til bunn. Noter deg hvor du har mulighet til å være mer fleksibel.
3. Frykten for å måtte iverksette konsekvenser. Det å følge opp situasjoner hvor grensesetting ikke blir respektert, det vil si å iverksette en eller annen form for konsekvens, er kanskje noe av det viktigste en leder kan gjøre for å ivareta både bedriften og ikke minst kollektivet. Det øvrige personalet trygges nemlig av en leder som følger opp brudd på rammer og regler som gjelder for alle. La deg motivere av dette!
Øvelse: Øv på dette ved å lage en plan for videre oppfølging dersom en grensesetting ikke blir respektert. Det hjelper å ha en slik plan klar tidlig, og kan i mange tilfeller også kommuniseres til den/de det gjelder slik at veien videre blir mer forutsigbar for begge parter. Husk at du som leder også kan ansvarliggjøre den/de det gjelder ved å spørre: “Hva tenker du blir riktig å gjøre dersom disse grensene ikke respekteres – hva foreslår du?”.
4. Håndtering av dårlig samvittighet og skyldfølelse. Å utvikle en klar forståelse av ens rolle, oppgaver og ansvar som leder kan hjelpe med å lette følelser av dårlig samvittighet og skyld. Som leder har man ofte et rammeverk å styre etter som ligger utenfor det personlige. Eksempler på dette kan være interne rutiner, strategiske mål for bedriften, og ikke minst arbeidslivets lover og regler. I en situasjon med grensesetting så er det alltid flere parter som skal ivaretas; den/de det gjelder, det øvrige personalet, og deg selv som leder.
Øvelse: Øv deg på å forankre en beslutning om grensesetting i bedriftens rammeverk – slik at du skaper en større distanse fra det rent personlige. Personlig kan en kjenne på dårlig samvittighet og skyld ovenfor den/de det gjelder, men grensesettingen kan være nødvendig for å ivareta alle parter
Hvordan kan Favne Psykologbistand bistå deg?
I Favne Psykologbistand tilbyr vi Lederveiledning, både individuelt og i grupper, hvor vi er opptatt av å kartlegge spesifikke temaområder som ledere ønsker veiledning og støtte på. Grensesetting kan være et slikt temaområde, hvor vi sammen med leder jobber konkret og målrettet med å styrke lederens forståelse og ferdigheter. Metoden for utvikling henter vi fra Deliberate Practice (Målbevisst Ferdighetstrening) som vi er ledende på i Norge (se Norsk Institutt for Deliberate Practice).
Vi mener at ledelse, inkludert det å være leder, handler om å integrere både teoretisk og praktisk kunnskap – men vel så mye om øve opp ferdigheter. Ingen ledere er født med komplette ferdigheter for å kunne fylle en lederrolle, og alle ferdigheter kan trenes på, øves opp og forbedres – inkludert grensesetting! Øvingen må ha god kvalitet og kvantitet – og dette er vårt ekspertiseområde som tilbyder av lederveiledning.
I vår lederveiledning vil altså du som leder kunne få:
- Økt kunnskap om de mellommenneskelige utfordringene knyttet til grensesetting i ledelse
- Få kartlagt dine spesifikke utfordringer med grensesetting – for eksempel “Frykt for misnøye og konflikt“
- Få definerte klare og målbare mål å forholde deg til – for eksempel “Lære å si nei uten for mye frykt og/eller skyldfølelse“
- Øve med veileder på kommunikasjon knyttet til relevante realistiske situasjoner for grensesetting – for eksempel “Vanskelige samtaler med kollega om tidsbruk”
- Få tilbakemelding fra veileder på din kommunikasjon for å kunne evaluere, justere og forbedre
- Prøve ut nye ferdigheter IRL og på den måten styrke dine ferdigheter og mestring innenfor grensesetting!
Kontakt oss!
Kontakt oss gjerne dersom du har spørsmål om Lederveiledning eller annen type bistand knyttet til Grensesetting i ledelse.
favne@favne.no
eller ring:
22 60 20 00
(dersom vi ikke kan ta telefonen, legg igjen beskjed og vi ringer opp så snart vi har anledning).
